Notulen schrijven kost een ondernemer al snel een halfuur per overleg — en dan zijn ze meestal nog niet eens netjes. Granola lost dat op zonder dat je een rare AI-deelnemer in je call hoeft te zetten: de app draait op je laptop, luistert mee via de microfoon, en geeft je vijf minuten na het overleg een complete samenvatting plus actiepunten. Geen opname-bestand, geen “AI Notetaker” die klanten in de wenkbrauwen doet fronsen. Dit is precies hoe je ‘m opzet en de eerste vergadering laat draaien.
💡 Beginner-tip: Test Granola eerst in een vergadering die er niet toe doet — een wekelijkse stand-up, een interne brainstorm. Je leert in een halfuur hoe de AI samenvat en welke template bij jouw stijl past, voordat je ‘m op een klantgesprek loslaat.
Stap 1: Download de app en log in
Ga naar granola.ai en download de app voor Mac of Windows. Installeren duurt twee minuten. Maak een account met je zakelijke e-mailadres (geen persoonlijke Gmail — daar werken de integraties later niet mee). Bij het inloggen vraagt de app om microfoon-toegang en system-audio — beide aanzetten, anders mist Granola de andere kant van het gesprek (Bron: Granola Help Center).
Stap 2: Kies een template
Voor de eerste keer pak je een standaard-template uit de bibliotheek. Customer Discovery, 1:1 Meeting en Project Status zijn drie templates die voor het MKB direct werken. Een template stuurt hoe Granola de notulen structureert: welke kopjes, of er een actiepunten-sectie komt, of de samenvatting kort of uitgebreid is. Later maak je je eigen template — gewoon door één keer goed aan te geven welke secties je elke keer terug wilt zien.
Stap 3: Start de opname vóór de vergadering
Klik in de Granola-app op Start Note zo’n minuut voor je call begint. Open daarna gewoon je Teams, Zoom of Google Meet zoals altijd. Granola voegt geen bot toe en verschijnt nergens in de deelnemerslijst — dat is precies waarom hij voor klantgesprekken zo goed werkt. Tijdens het gesprek kun je in het Granola-venster tussendoor zelf korte aantekeningen typen; die worden later met de transcriptie samengevoegd tot één coherent verslag.
Belangrijk voor de AVG: meld bij het begin van de vergadering dat je AI-notulen maakt. Eén zin volstaat: “Ik gebruik vandaag een AI-notuleer-tool die meeluistert via mijn laptop — bezwaar?” Dat is in Nederland het minimum, en voorkomt later gedoe over toestemming.
Stap 4: Genereer de notulen en check ze
Sluit Granola binnen een minuut na de vergadering. De app genereert binnen een paar minuten een complete notitie: korte samenvatting, hoofdpunten, beslissingen en actiepunten. Lees ze één keer door. AI-notulen zijn 90% goed, en die laatste 10% zijn precies de namen, bedragen en deadlines die je niet wilt verkeerd hebben. Klik op een regel om hem aan te passen; alles is bewerkbaar.
Stap 5: Zet de notulen om in actiepunten + e-mail
Hier zit de echte tijdwinst. Open in de notitie de Chat with note-knop en plak deze prompt:
Maak op basis van deze notulen drie dingen: (1) een genummerde lijst actiepunten in de vorm “wie / wat / wanneer”, (2) een korte vervolgmail aan de deelnemers in een vriendelijke maar zakelijke Nederlandse toon, met de afspraken en deadlines, en (3) een lijst van openstaande vragen die we volgende keer moeten oppakken. Geen bullshit, alleen wat er echt is besproken.
Binnen vijftien seconden heb je drie blokken die je kunt kopiëren naar Outlook, Asana of waar je vervolgwerk ook in zit. Voor wie dit verder wil uitbouwen tot een complete workflow met agent-achtige automatisering — denk: notulen automatisch in je CRM, taken in Asana, mail in concept — geeft onze achtergrond bij Claude voor beginners de bredere context van hoe AI-assistenten het beste werken.
Checklist: ben je klaar?
- Granola gedownload en ingelogd met zakelijk e-mailadres
- Microfoon- én system-audio-toegang gegeven
- Eén standaard-template geselecteerd voor je eerste vergadering
- Test gedraaid in een onbelangrijke meeting (interne stand-up)
- Klanten/deelnemers geïnformeerd voordat je in echte gesprekken opneemt
- AVG-noot: weet welk plan je gebruikt en of een Data Processing Agreement nodig is voor jouw sector
- Prompt-template hierboven opgeslagen in een notitie-app voor hergebruik